EntegrAI
Takip otomasyonu, bir şeyin beklendiği ve zamanının yaklaştığı işlerde doğru kişiye doğru zamanda haber verilmesinin otomatik hâle getirilmesidir: eksik belge, yaklaşan son tarih, randevu, biten stok, vadesi gelen ödeme. Kurallar sizin, mesajın son onayı sizindir; sistem yalnızca unutulmasını engeller.
Takip işlerinin ortak yapısı
Sektörden sektöre adı değişse de bütün takip işleri üç parçadan oluşur: bir şey bekleniyor (belge, ödeme, onay), bir zaman yaklaşıyor (son gün, randevu, stok bitişi) ve birine haber verilmesi gerekiyor (müşteri, mükellef, tedarikçi, ekip).
Bu üç parça yazıya geçirilebildiği anda iş otomatik hâle getirilebilir. Zor olan teknik kısım değil, kuralları netleştirmektir: kimden ne bekleniyor, ne zaman hatırlatılacak, mesaj nasıl bir dille gidecek.
En sık kurulan beş takip
- Eksik belge: ay sonu hangi mükelleften hangi belgenin beklendiği listelenir, hatırlatma onayınızla gider.
- Son tarih: beyanname, sözleşme yenileme, itiraz süresi, sigorta bitişi tek takvimde toplanır.
- Randevu: bir gün önce hatırlatma gider; müşteri tek kelimeyle onaylar ya da iptal eder, boşalan saat bekleme listesine sorulur.
- Stok: satış hızından tahmini bitiş günü, tedarikçi siparişi taslağı.
- Ödeme ve tahsilat: vadesi yaklaşan ödeme ve geciken tahsilat tek listede.
Hangi kanaldan, kime, hangi dille?
Dışarıya giden hatırlatma (müşteri, mükellef, hasta) sizin numaranızdan ya da e-postanızdan, onayladığınız şablonla gider. İçeride kalan uyarı (ekip, yönetici) zaten çalışılan yere gelir: Slack, e-posta ya da WhatsApp'taki kendi konuşmanız.
Dil önemlidir. “Belgeniz eksik” yerine “Ekim dosyanızı tamamlamak için 3 alış faturası kaldı, bu hafta gönderebilir misiniz?” hem daha nazik hem daha hızlı sonuç verir. Şablonlar bir kez yazılır, her ay aynı özenle gider.
Sağlık ve kişisel veride dikkat
Randevu hatırlatması sağlık verisi sayılabilir; mesajda hasta adı ve tedavi bilgisi yer almamalıdır. Hangi bilginin hangi sistemde işleneceği kurulumdan önce yazılı belirlenir, aydınlatma ve açık rıza metinlerini işletme kendi hukuk danışmanıyla hazırlar.
Nereden başlamalı?
- Son üç ayda unutulduğu için size para ya da müşteri kaybettiren takibi bulun.
- Kuralı tek sayfada yazın: ne bekleniyor, ne zaman, kime, hangi mesajla.
- Bilginin şu an nerede durduğunu belirleyin: tablo, muhasebe programı, e-ticaret paneli.
- İlk ay her mesajı onaylayın, sonra hangilerinin onaysız gideceğine karar verin.
- Pazartesi sabahı tek özetle haftaya başlayın.
Sık sorulanlar
Takip otomasyonu muhasebe programımızın yerine mi geçer?
Hayır. Muhasebe programınız, tablonuz ve e-ticaret paneliniz yerinde kalır; takip bunların arasında çalışır ve eksik olanı önünüze getirir.
Hatırlatmayı müşteri rahatsız edici bulur mu?
Sıklık ve dil sizin belirlediğiniz kurala göre işler. İyi yazılmış, zamanında gelen bir hatırlatma çoğu müşteri için bir kolaylıktır.
Birden fazla takip işi aynı anda kurulabilir mi?
Kurulabilir ama önerdiğimiz yol tek işle başlamak. Kurallar oturduktan sonra ikinci işi eklemek hem daha hızlı hem daha güvenlidir.
Bu durumu devralan hizmetler
Ücretsiz 30 dakikada işinizi dinler, ilk otomasyonun nereden başlayacağını birlikte buluruz.
Ücretsiz 30 dakikalık görüşme planla
